1. Məqsəd

1.1. Forest Education Azerbaijan (bundan sonra “FEA”) öyrədənlər, əməkdaşlar, könüllülər, ləpirçilər, valideynlər/qəyyumlar, tərəfdaşlar, tədbir iştirakçıları və digər şəxslər barədə toplanan şəxsi məlumatların qanuni, ədalətli və təhlükəsiz şəkildə işlənməsini təmin etməyi öhdəsinə götürür.

1.2. Bu siyasətin məqsədi şəxsi məlumatların:

• yalnız zəruri məqsədlər üçün toplanması,

• düzgün saxlanması və qorunması,

• icazəsiz istifadənin və paylaşımın qarşısının alınması,

• şəxslərin məlumat hüquqlarının təmin olunması
  prinsipləri əsasında idarə edilməsidir.

1.3. Bu siyasət şəxsi məlumatların kağız, elektron, foto/video, messencer yazışmaları, onlayn formalar, e-mail və digər formatlarda olan bütün növlərinə şamil olunur.

2. Tətbiq dairəsi

2.1. Siyasət FEA-nın təşkil etdiyi bütün fəaliyyətlərə şamil olunur: meşə, park, açıq yaşıl sahələr, istirahət mərkəzləri, düşərgələr, təlimlər, tədbirlər, layihələr və onlayn proqramlar.

2.2. Bu siyasət:

• FEA-nın daimi və müvəqqəti əməkdaşlarına,

• öyrədənlərə,

• könüllülərə,

• podratçılara/xidmət təminatçılarına (müqavilə əsasında),

• FEA adından məlumatla işləyən bütün şəxslərə aiddir.

3. Əsas anlayışlar

3.1. Şəxsi məlumat – müəyyən edilən və ya müəyyən edilə bilən şəxsə aid məlumat (ad, soyad, əlaqə nömrəsi, ünvan, e-mail, doğum tarixi, foto/video, identifikatorlar və s.).

3.2. Xüsusi kateqoriyalı (həssas) şəxsi məlumat – əlavə qorunma tələb edən məlumatlar (məsələn: sağlamlıq, əlillik/SEN ehtiyacları, allergiyalar, dini həssaslıqlar, biometrik məlumatlar, uşağın rifahı və təhlükəsizliyinə dair qeydlər və s.).

3.3. Emal – şəxsi məlumat üzərində edilən istənilən əməliyyat: toplama, qeyd etmə, saxlanma, yeniləmə, istifadə, paylaşma, silmə, məhv etmə.

3.4. Məlumat subyekti – şəxsi məlumatı emal edilən şəxs (ləpirçi, valideyn, öyrədən, əməkdaş və s.).

3.5. Məlumat nəzarətçisi – məlumatın nə üçün və necə emal olunacağını müəyyən edən qurum (bu siyasət üzrə FEA).

3.6. Məlumat emalçısı – FEA adından məlumatı emal edən üçüncü tərəf (məs: IT xidməti, bulud saxlanma, tədbir qeydiyyat platforması və s.).

3.7. Şəxsi məlumat pozuntusu – məlumatın icazəsiz açıqlanması, itməsi, oğurlanması, dəyişdirilməsi və ya əlçatanlığın pozulması.

4. Məlumat nəzarətçisi

4.1. FEA şəxsi məlumatların emalı üzrə “məlumat nəzarətçisi” kimi çıxış edir.

4.2. FEA şəxsi məlumatların qorunması ilə bağlı daxili prosedurlar tətbiq edir və bu siyasətə əməl olunmasına nəzarət edir.

5. Rollar və məsuliyyətlər

5.1. Həmtəsisçilər Şurası

• məlumatların qorunması üzrə ümumi idarəetmə nəzarətini təmin edir;

• bu siyasətin təsdiqinə və illik nəzərdən keçirilməsinə strateji nəzarət edir.

5.2. Direktor

• bu siyasətin gündəlik icrasına cavabdehdir;

• riskləri qiymətləndirir, tədbirlər görür;

• pozuntu hallarında operativ qərar verir və proseduru işə salır.

5.3. Məlumatların qorunması üzrə məsul şəxs (Sağlamlıq və təhlükəsizlik Departamentinin əməkdaşı)
5.3.1. FEA daxilində məlumatların qorunması üzrə məsul şəxs təyin olunur (ştat daxilində və ya müqaviləli).
5.3.2. Məsul şəxs:

• siyasətin tətbiqinə nəzarət edir;

• təlimlər və maarifləndirmə təşkil edir;

• məlumat sorğularını və şikayətləri idarə edir;

• pozuntu hallarında araşdırma və sənədləşməni aparır.

5.4. Öyrədənlər, əməkdaşlar və könüllülər

• yalnız səlahiyyətləri çərçivəsində məlumatla işləyirlər;

• məlumatı üçüncü şəxslə icazəsiz paylaşmırlar;

• təhlükəsizlik qaydalarına əməl edirlər;

• şübhəli pozuntu halını dərhal direktor və məsul şəxsə bildirirlər.

6. Məlumatların emalı prinsipləri

FEA şəxsi məlumatların emalında aşağıdakı prinsiplərə əməl edir:

6.1. Qanunilik, ədalətlilik və şəffaflıq
6.2. Məqsəd məhdudluğu (yalnız əvvəlcədən müəyyən edilmiş məqsədlər)
6.3. Məlumatın minimallaşdırılması (yalnız zəruri qədər)
6.4. Dəqiqlik və yenilənmə
6.5. Saxlanma müddətinin məhdudluğu
6.6. Təhlükəsizlik və məxfilik

7. Şəxsi məlumatların toplanması

7.1. FEA şəxsi məlumatları əsasən aşağıdakı məqsədlərlə toplaya bilər:

• qeydiyyat və iştirakın təşkili;

• ləpirçilərin təhlükəsizliyi, sağlamlığı və rifahı;

• valideynlərlə əlaqə və məlumatlandırma;

• fəaliyyətlərin planlanması və keyfiyyətin artırılması;

• sertifikat, iştirakçı siyahıları və hesabatlılıq;

• qanuni tələblərin yerinə yetirilməsi.

7.2. FEA mümkün olduqca məlumatların emalını aşağıdakı hüquqi əsaslardan biri ilə aparır:

• razılaşma/müqavilə münasibətləri (məs: xidmət/istifadə şərtləri);

• qanuni öhdəliklər;

• həyati maraqlar (təcili tibbi hal, təhlükəsizlik);

• legitim maraq (təhlükəsiz idarəetmə, təşkilati işlər) – şəxsin hüquqları üstün gəlmədiyi halda;

• razılıq (xüsusilə foto/video, marketinq və s.).
  
  

7.3. Xüsusi kateqoriyalı məlumatlar
7.3.1. Sağlamlıq, allergiya, xüsusi ehtiyac və safeguarding/rifah qeydləri kimi məlumatlar yalnız ciddi zərurət olduqda, məhdud girişlə və daha yüksək təhlükəsizlik tədbirləri ilə emal edilir.
7.3.2. Bu məlumatlara çıxış “bilməsi zəruri olan” prinsipi ilə məhdudlaşdırılır.

8. Şəxsi məlumatların paylaşılması

8.1. FEA şəxsi məlumatları adətən üçüncü şəxslərlə paylaşmır.

8.2. Paylaşım yalnız aşağıdakı hallarda mümkündür:

• təhlükəsizlik və fövqəladə hal zamanı (təcili yardım, aidiyyəti qurumlar);

• qanuni tələb olduqda;

• xidmət təminatı üçün zəruri olduqda (məs: İKT platformaları), yalnız minimal məlumatla və müqavilə/şərtlərlə.

8.3. Üçüncü tərəflərlə paylaşım zamanı FEA:

• yalnız etibarlı təminatçı seçir;

• mümkün olduqda yazılı razılaşma və məxfilik şərtləri tətbiq edir;

• yalnız zəruri məlumatı ötürür.

9. Şəxslərin hüquqları və məlumat sorğuları

9.1. Məlumat subyektləri (və uşaqlarla bağlı – valideyn/qəyyumlar) aşağıdakı hüquqlara malikdir:

• şəxsi məlumatın olub-olmaması barədə məlumat almaq;

• məlumatın surətini tələb etmək;

• düzəliş tələb etmək;

• müəyyən hallarda silinmə və ya məhdudlaşdırma tələb etmək;

• razılığa əsaslanan emalda razılığı geri götürmək;

• müəyyən hallarda etiraz etmək.

9.2. Sorğular yazılı şəkildə (e-mail və ya rəsmi müraciət) qəbul edilir və təşkilat daxilində müəyyən edilmiş qaydada baxılır.

9.3. Uşaqlarla bağlı sorğular
Uşağın mənafeyi əsas götürülür; bəzi hallarda məlumatın açıqlanması uşağın təhlükəsizliyinə zərər vurarsa, açıqlama məhdudlaşdırıla bilər.

10. Foto, video və kommunikasiya materialları

10.1. FEA fəaliyyətlər zamanı foto/video çəkilişi edə bilər: tədris prosesi, hesabatlılıq, arxiv və kommunikasiya məqsədləri üçün.

10.2. Marketinq, sosial media, ictimai paylaşım məqsədləri üçün ləpirçilərin foto/video materialları yalnız açıq və yazılı razılıq əsasında istifadə edilir (razılıq istənilən vaxt geri götürülə bilər).

10.3. Paylaşımlarda uşağın tanınmasını artıran əlavə məlumatlar (tam ad, ünvan, məktəb və s.) mümkün olduqca istifadə edilmir.

11. CCTV və müşahidə vasitələri

11.1. FEA yalnız zəruri hallarda (məs: tədbir məkanı təhlükəsizliyi) CCTV olan məkanda fəaliyyət göstərə bilər.

11.2. Belə hallarda mümkün olduqca iştirakçılar əvvəlcədən məlumatlandırılır və məkanın qaydalarına uyğun davranılır.

12. Məlumat təhlükəsizliyi və saxlanma

12.1. FEA şəxsi məlumatları icazəsiz giriş, itki, oğurluq və s. risklərdən qorumaq üçün texniki və təşkilati tədbirlər görür, o cümlədən:

• parol və giriş nəzarəti;

• məhdud paylaşım;

• cihazların qorunması;

• kağız sənədlərin təhlükəsiz saxlanması;

• mümkün olduqda şifrələmə və ehtiyat nüsxə.

12.2. Şəxsi məlumatların şəxsi cihazlarda saxlanması zəruri olduqda, eyni təhlükəsizlik standartları tətbiq edilir.

13. Saxlanma müddəti və məhv etmə

13.1. Şəxsi məlumatlar yalnız məqsəd üçün zəruri olan müddət ərzində saxlanılır.

13.2. Artıq lazım olmayan məlumatlar təhlükəsiz qaydada məhv edilir:

• kağız sənədlər – xırdalama (shred) və ya təhlükəsiz məhv;

• elektron məlumatlar – silinmə və mümkün olduqda geri qaytarılmaz məhv etmə.

13.3. Arxiv saxlanması yalnız əsaslandırılmış halda və məhdud girişlə həyata keçirilə bilər.

14. Şəxsi məlumat pozuntuları və prosedur

14.1. Şəxsi məlumat pozuntusu şübhəsi yarandıqda, bunu görən şəxs dərhal direktor və məlumatların qorunması üzrə məsul şəxsə bildirir.

14.2. FEA aşağıdakı addımları tətbiq edir:

• pozuntunu təsdiqləmək və təsnifatlandırmaq;

• təsiri minimuma endirmək (məs: paylaşımı dayandırmaq, girişləri bağlamaq);

• risk qiymətləndirməsi aparmaq;

• tədbirlər planı hazırlamaq;

• hadisəni sənədləşdirmək;

• zəruri hallarda aidiyyəti tərəfləri məlumatlandırmaq.

14.3. Xüsusilə safeguarding və uşaqlarla bağı məlumatlar üzrə pozuntular “yüksək risk” kimi qiymətləndirilir və prioritet qaydada idarə olunur.

15. Təlim və məlumatlılıq

15.1. Öyrədənlər, əməkdaşlar və könüllülər fəaliyyətə başlamazdan əvvəl məlumatların qorunması üzrə qısa təlimatlandırma alır.

15.2. Zərurət olduqda yenilənmə təlimləri keçirilir və qaydalar praktik nümunələrlə izah edilir (foto/video razılığı, WhatsApp qrupları, siyahılar və s.).

16. Monitorinq və yenilənmə

16.1. Bu siyasət ildə ən azı bir dəfə nəzərdən keçirilir və ehtiyac olduqda yenilənir.

16.2. Yenilənmələr direktorun təqdimatı və İdarəetmə Komandasının razılığı ilə təsdiqlənir.

17. Əlaqəli siyasətlər

Bu siyasət aşağıdakı daxili sənədlərlə birlikdə tətbiq edilir:

• Sağlamlıq və Təhlükəsizlik Siyasəti

• Uşaqların müdafiəsi və təhlükəsizliyi üzrə Siyasət 

• Bərabər imkanlar və inklüzivlik Siyasəti

• Risklərin qiymətləndirilməsi üzrə Təlimat

• Təbiətdə davranış Qaydaları